Стиль и ритм работы секретаря зависит от ряда индивидуальных факторов: от особенностей деятельности компании, до внутренних традиций организации и даже настроения руководителя. Но есть ряд принципов, которые помогут сэкономить время и повысить продуктивность помощника начальника.
Дружба с техникой
Уверенное взаимодействие с компьютером и принтером, МФУ или другими офисными чудесами техники позволит быстро и незаметно решать огромное количество задач. Отдельная тема – устранение поломок или своевременная «подпитка» устройств. Здесь важно разобраться, кому делегировать дела, чтобы техника максимально оперативно возвращалась к выполнению своих обязанностей. Если понадобилась качественная заправка картриджей, стоит обратиться в Киев ИТ Сервис и вызвать мастера. Услуга особенно актуальна для больших фирм, ведь за один раз специалист заправит несколько устройств, чем обеспечит длительную и бесперебойную печать всей соответствующей утвари в офисе.
При наличии конкретной схемы устранения форс-мажоров тратится меньше энергии, времени и нервов на них. А спокойная реакция и виртуозный выход из сложных ситуаций всегда ценится руководством.
Соблюдение порядка
Аспект порядка касается не только аккуратности и отсутствия объедков на рабочем столе. Хотя он обязателен, и в тумбочках тоже. Детальнее рассмотрим систематизацию процессов, в том числе продумывание алгоритма работы с документацией. Опытные секретари имеют много хитростей упрощения делопроизводства:
- применение шаблонов для создания типовых документов;
- группирование бумаг для легкого поиска;
- создание удобной системы хранения документации (подвесные папки, специальный шкаф, прочее);
- разделение бумаг для постоянного и временного хранения;
- своевременная сдача документации в архив.
Также необходимо навести порядок в компьютере, чтобы за пару кликов находить нужную информацию и одновременно избежать захламления экрана старыми и бесполезными папками.
Четкое планирование
Важно пользоваться подарками технического прогресса и найти удобную программу для составления планов. Чем более детализированы задачи, тем проще их выполнять. Чек-листы и прочие мелочи пригодятся, если в них не будет хаоса. Нужно контролировать и свой график, и давать подсказки шефу относительно ближайших мероприятий или событий. При внесении планов рекомендуется оставлять зазоры, учитывать вероятность появления срочных дел или непредвиденной смены алгоритма действий. Гуру планирования и мастер виртуозного соблюдения дедлайнов незаменим в любом офисе.
