Як перейти від звичних, але застарілих процесів до максимальної ефективності? Своїм баченням, аналізом внутрішніх страхів команд та дієвими інструментами ділиться Надія Бігун, директорка з операційної ефективності у сфері закупівель та управління ланцюгами постачання «Групи Нафтогаз».
Чому класичний підхід більше не працює?
У професійній сфері щодо системи Прозорро є відомий жарт: «Коли у тебе в руках лише молоток, то всі твої проблеми виглядають як однакові цвяхи». Якщо єдина доступна процедура — це «відкриті торги», простору для гнучких закупівельних стратегій майже не залишається.
Сьогодні сфера публічних і навіть комерційних закупівель переобтяжена бюрократією. Часто процедура стає важливішою за результат. Проте сучасні умови вимагають від бізнесу швидкості та адаптивності. Коли планування ускладнене через високу невизначеність і коливання цін, компаніям потрібні нові інструменти.
Пастка «пожежника»: Багато команд звикають до перевантажених процесів. Зміни потребують інтелектуального ресурсу та часу. Закупівельники просто не можуть виключитися з поточних криз, бо бояться, що все згорить, і в результаті адаптуються жити в постійному режимі «пожежі».
Динамічна система закупівель (ДСЗ) мовою бізнесу.
Найбільш затребуваним інструментом, що рятує від цієї рутини, є Динамічна система закупівель (ДСЗ). Якщо пояснити максимально просто: це створення кваліфікованого «білого списку» постачальників (фактично, внутрішнього каталогу товарів), між якими можна оголошувати необмежену кількість швидких аукціонів. При цьому список залишається відкритим для нових гравців протягом усього терміну дії системи.
Головні переваги ДСЗ:
Для замовника: Кваліфікація постачальників проходить лише один раз на старті. Це радикально зменшує операційні витрати, долає пастку «терміновості» (коли через брак часу компанія переплачує за повторні закупівлі) та дозволяє легко централізувати процеси.
Для постачальника: Суттєво спрощується участь у торгах, адже не потрібно щоразу збирати пакет документів. Швидкі запити ціни мінімізують ризики, пов’язані з валютними чи ринковими коливаннями, що стимулює здорову конкуренцію.
Практичний вимір: Сьогодні комерційний сектор може легко протестувати цей інструмент на практиці. Зокрема, функціонал ДСЗ уже доступний і активно розвивається на майданчику Zakupivli.Pro, де компанії можуть налаштувати систему під власні категорії товарів чи послуг.
Кому це потрібно та як подолати страхи?
Найбільший ефект ДСЗ дає для закупівель із високою волатильністю чи сезонністю (наприклад, запчастини, паливо, продукти харчування, логістика), а також для компаній із розгалуженою структурою.
Головний бар’єр на старті — це страх перед новими процесами та потреба інвестувати час у запуск системи. Закупівельні команди бояться, що це лише ускладнить їм життя. Проте всі сумніви зникають уже після першого пілотного проєкту, коли вивільняється час на стратегічне планування.
Порада керівникам: закупівлі як драйвер, а не гальмо.
Як казав Льюїс Керролл в «Алісі в Країні Див»: «Щоб залишатися на місці, треба бігти, а щоб рухатися вперед — треба бігти щодуху».
Закупівлі через вимоги до процедур завжди певною мірою стримуватимуть темп бізнесу. Тому, щоб функція не стала гальмом, вона має не просто реагувати на запити, а виступати драйвером постійних покращень.
Не варто чекати, поки в компанії виникне криза із закупівлею сезонних чи високодефіцитних товарів. Про зміни та впровадження ДСЗ варто думати наперед — уже зараз.
