От качества организации офисного переезда зависит, насколько быстро компания сможет вернуться к нормальной работе на новом месте и избежать лишних затрат времени и средств.
Согласно статистике, около 80% компаний сталкиваются с теми или иными сложностями при переезде офиса. Среди основных проблем — простой в работе из-за задержек с перевозкой и подключением оборудования, потеря важных документов и данных, порча мебели и техники при транспортировке. Все это ведет к финансовым потерям и стрессу для сотрудников.
Этого можно избежать, заблаговременно организовав весь процесс. Или же, как вариант, обратившись за организацией офисного переезда к мувинговым компаниям (например — www.davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev).
Что еще учитывать при переезде офиса?
- Начните подготовку заблаговременно, минимум за 2-3 месяца. Составьте подробный план-график работ с конкретными задачами, ответственными, сроками и бюджетом. Проведите инвентаризацию имущества, оцените объем предстоящих работ. Определите, какие вещи, мебель и технику Вы перевезете на новое место, что нужно будет докупить, от чего можно избавиться.
- Заранее побеспокойтесь о заказе новой мебели и оборудования с учетом сроков поставки. Важный момент — заблаговременное уведомление сотрудников, клиентов и партнеров о предстоящем переезде и возможных изменениях в графике работы. Дайте работникам четкие инструкции по подготовке их рабочих мест к переезду.
- Один из самых трудоемких этапов подготовки к переезду — упаковка вещей. Используйте качественные коробки разных размеров, упаковочную бумагу, воздушно-пузырчатую пленку, скотч.
- Для транспортировки оборудования и мебели разумнее привлечь профессиональных грузчиков с опытом офисных переездов. Они помогут быстро и аккуратно загрузить, перевезти и расставить все по местам. После переезда в первую очередь расставьте мебель и подключите оргтехнику, чтобы люди могли поскорее приступить к работе.
- Не забудьте оперативно обновить физический и юридический адрес компании на сайте, в соцсетях, рекламных материалах, бланках документов, визитках. Проинформируйте каждого клиента и партнера о смене локации и режима работы в первое время.
Где можно заказать услугу по организации офисного переезда?
Сегодня многие транспортные и мувинговые компании предлагают комплексные услуги «под ключ» по перевозу офисов и бизнес-центров. При выборе подходящего подрядчика обращайте внимание на такие моменты:
- Выбирайте компанию с солидным опытом офисных переездов, хорошей репутацией и положительными отзывами клиентов. Поищите отзывы реальных заказчиков на независимых площадках, профильных форумах, в соцсетях.
- Отдавайте предпочтение подрядчикам, предлагающим полный комплекс услуг: упаковку, маркировку, погрузо-разгрузочные работы, транспортировку, сборку/разборку мебели, расстановку, уборку помещений. Так Вы сможете избежать необходимости искать и координировать действия разных исполнителей.
- Уточните, есть ли у подрядчика специализированный автопарк и оборудование для перевозки сейфов, банкоматов, серверов, станков и другого крупногабаритного или хрупкого имущества.
- Ответственный подрядчик должен предоставить договор с детальным описанием всех работ и условий их выполнения, четким графиком и фиксированной сметой. Проследите, чтобы в договоре были прописаны обязательства и ответственность за сохранность вещей, сроки компенсации в случае утраты или порчи имущества.
